Интерфейс Excel

Интерфейс Excel состоит из множества элементов: панелей команд, строк, столбцов, ленты и других инструментов. При этом каждая версия Excel (2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 365) отличается от предыдущей дополнительными элементами или функциями, но в целом принцип работы и интерфейс Excel сохраняются. В статье описаны основные элементы интерфейса Excel, которые являются общими для всех версий.

Рабочие книги и листы

Файлы Excel называют Рабочими книгами. Каждая книга состоит из одного или нескольких листов (электронных таблиц). Листы можно добавлять, удалять и переименовывать. Понимание этого элемента интерфейса Excel — основа для начала работы.

Лента — главная панель интерфейса Excel

Лента является основным рабочим элементом интерфейса Excel. Она состоит из вкладок и команд. Без понимания ленты освоить интерфейс Excel практически невозможно.

Вкладки расположены на верхней строке. Каждая вкладка открывает свои команды, необходимые для выполнения наиболее распространённых задач.

Для удобства все команды собраны в группы. Названия групп указаны внизу на ленте или обозначены в виде значка. Некоторые группы содержат стрелку в правом нижнем углу, нажав на которую можно увидеть ещё больше команд.

Основные вкладки ленты:

Главная — содержит самые основные команды: копирование, вставка, форматирование, стили, работа с ячейками.
Вставка — позволяет вставлять диаграммы, таблицы, спарклайны, фильтры, иллюстрации и другие объекты для визуализации данных.
Разметка страницы — позволяет изменять параметры печати, поля, ориентацию страницы, масштаб и другие параметры форматирования книги.
Формулы — содержит библиотеку формул, диспетчер имён, инструменты для вычислений и аудита формул.
Данные — содержит инструменты для сортировки, фильтрации, работы с запросами, консолидации данных и анализа «что-если».
Рецензирование — позволяет проверять орфографию, добавлять примечания, отслеживать исправления и защищать листы.
Вид — позволяет переключаться между режимами просмотра (обычный, разметка страницы, страничный), закреплять области, настраивать масштаб и показывать сетку.

Столбец, строка и ячейка — строительные блоки интерфейса Excel

Столбец — это группа ячеек, расположенная вертикально. В Excel столбцы принято обозначать латинскими буквами (A, B, C и т.д.).

Строка — это группа ячеек, расположенная горизонтально. Строки в Excel принято обозначать числами (1, 2, 3 и т.д.).

Ячейка — это любой прямоугольник в рабочей книге Excel. Ячейка является пересечением строки и столбца. Чтобы выделить ячейку, нужно нажать на неё. Номер ячейки (адрес) формируется из номера столбца и строки без пробела, например А1, F5. Буквы пишутся только латинским алфавитом. Ячейка в Excel может содержать текст, дату, число или формулу.

Закончить ввод данных в ячейку можно, нажав клавишу Enter или любую из управляющих кнопок (Tab, стрелки). Недостатком этого метода является то, что при вводе новых данных предыдущее содержимое ячейки теряется.

Если нужно только отредактировать данные, а не вводить новые, можно:

установить курсор на ячейку и воспользоваться строкой формул — редактируя данные там;
двойным щелчком мыши войти в ячейку и редактировать;
нажать F2 и войти в режим редактирования ячейки.

Строка формул и поле Имя

Строка формул отображает содержимое активной ячейки: формулы, числа, даты, текст и т.д. В этой строке можно редактировать данные. Если вы запишете любые данные в ячейке, они появятся в строке формул. Это один из ключевых элементов интерфейса Excel для контроля данных.

Вводимая информация одновременно отображается в строке формул. Если в ячейку вводится формула, она должна начинаться со знака «=». Формулы в ячейках не отображаются — вместо формулы показывается результат. Чтобы увидеть формулу, нужно установить курсор на эту ячейку и посмотреть в строку формул.

Поле имени отображает адрес или имя активной ячейки. Адрес присваивается как пересечение столбца и строки (например, B4). Имя отображается в том случае, если вы присвоите ячейке собственное имя через диспетчер имён.

Панель быстрого доступа — настройка интерфейса Excel под себя

Панель быстрого доступа находится в самом верху программы, обычно слева от строки заголовка. Она позволяет получить доступ к основным командам независимо от того, какая вкладка ленты в данный момент выбрана.

Первоначально она содержит команды: «Сохранить», «Отменить», «Вернуть». Но, как правило, каждый пользователь Excel пользуется какими-то командами чаще всего. Для удобства значки этих команд можно поместить на панель быстрого доступа, чтобы быстро к ним обращаться. Это делает интерфейс Excel более персонализированным.

Как настроить панель быстрого доступа:

Открыть вкладку «Файл» → нажать кнопку «Параметры».
Выбрать из списка «Панель быстрого доступа».
Добавить нужные команды из списка всех доступных команд (можно выбирать из категорий: популярные команды, команды не на ленте, все команды).
Изменить порядок команд с помощью стрелок вверх/вниз.
Нажать «ОК».

Строка состояния и масштаб

Строка состояния расположена в нижней части программы и включает информацию об активном документе. Здесь отображаются такие сведения, как среднее значение, сумма, количество выбранных ячеек (при выделении диапазона), а также режимы работы клавиатуры (Caps Lock, Num Lock).

Масштаб — элемент управления в правой части строки состояния, позволяющий настраивать масштаб отображения документа. Можно использовать ползунок или кнопки «Увеличить»/«Уменьшить». Настройка масштаба не влияет на печать, только на отображение на экране.

Полосы прокрутки

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки служат для просмотра всей информации, если она не помещается на экране. Вертикальная полоса прокрутки находится справа, горизонтальная — внизу, под листами. Полосы прокрутки позволяют перемещаться по документу, не изменяя активную ячейку.

Дополнительные элементы интерфейса Excel

Помимо описанных основных элементов, интерфейс Excel также включает:

Ярлычки листов — в нижней части окна, позволяют переключаться между листами рабочей книги. Можно добавлять новые листы кнопкой «+».
Кнопки навигации между листами — стрелки влево/вправо слева от ярлычков, помогают перемещаться при большом количестве листов.
Строка заголовка — вверху окна, показывает название текущей рабочей книги и имя программы.
Кнопки управления окном — «Свернуть», «Развернуть/Восстановить», «Закрыть».
Справка (вопросительный знак) — открывает справочную систему Microsoft Excel.

Заключение

Интерфейс Excel продуман так, чтобы обеспечить быстрый доступ ко всем инструментам, необходимым для работы с таблицами. Главные элементы интерфейса Excel — это лента с вкладками (Главная, Вставка, Данные и др.), рабочая область с ячейками, строка формул и поле имени, панель быстрого доступа, строка состояния и полосы прокрутки. Освоив эти компоненты, вы сможете уверенно ориентироваться в программе независимо от её версии. Понимание интерфейса Excel — первый шаг к эффективной работе с электронными таблицами.

Самоучитель по Excel: справочник формул с примерами для пользователей (в т.ч. начинающих), умные и сводные таблицы, работа с большими массивами данных, защита данных эксель и т.д.