Вы думали когда-нибудь планировать свой день? Планирование помогает экономить время и получать больше свободного времени. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.
Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Сдавать работу в последний момент, откладывать важные дела и ничего не успевать — знакомо? Поэтому нужно учиться правильно распоряжаться своим временем. С чего начать планирование и как мотивировать себя — рассказываем в статье.
Алгоритм, следуя которому вы сможете планировать свой день и все успеть.
1. Определите цель.
А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Это поможет вам выделить главные действия, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.
Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий. (Конфуций)
2. Составьте список дел
Это может быть сходить в магазин, посвятить 30 минут в день на изучение английского, написать реферат или статью. Все эти задачи могут быть у вас в голове, но вы их просто прокручиваете и откладываете на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.
Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть.
- Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также распределить задачи по приоритету.
- Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.
3. Распределите задачи по дням
Начните планирование своего времени с недели. Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.
Одна из главных ошибок новичков — планировать на день сто дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день.
- Сначала запишите срочные и важные дела — их поставьте в верх списка.
- Для остальных дел сделайте список «на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время.
- Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.
- Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В бумажный можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.
- Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».
- Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки. Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи.
На счет планирования дел есть теория Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть банка, в которую нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка.
— Если положить сначала песок и гальку, то крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.
— Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!
Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю:
- «Большие камни» – большие задачи, которые продвигают нас вперед. К их выполнению приступать не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление.
- «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.
- «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.
4. Зафиксируйте время выполнения задач
Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них: некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.
Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах.
Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.
Благодаря этому ваш список станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!
5. Следите за регулярностью
Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. На рисунке примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.
Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.
6. Найдите источники мотивации
- Вспомните, зачем вы планируете время. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
- Подумайте, что вы уже успели сделать, и похвалите себя — купите мороженое или сходите в кино, проведите время с чашкой чая и любимой книгой или совершите внеочередную покупкe. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.
- Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.
Формат ежедневников
Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планере, становится непонятным – что с этим делать.
Каким должен быть ежедневник:
★ Пустые строчки: ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач нужно сделать на день. На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов
★ Возможность разделить задачи по приоритету: от важных и сложных к важным к более простым.
★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
★ Возможность использовать цвета.
Лучшим решением для некоторых может оказаться лист белой бумаги. Но можно воспользоваться уже готовыми ежедневниками: купить или скачать ежедневник определенного формата.
 |
Скачать планер-ежедневник формата А5. Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным. |
Как сделать так, чтобы план заработал
- Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
- Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.
Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу 🙂
Чтобы применить этот способ планирования в жизни, скачайте программу «Планер ежедневник А5».