Первичные документы по оплате — это необходимые документы, которые подтверждают любую сделку. Это может быть купля-продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг. Для завершения сделки и подтверждения выполнения сторонами обязательств должен быть пакет документов, который отличается в зависимости от предмета договора.
В этой статье рассмотрим, какие документы по оплате нужны для оформления сделки: счет на оплату, счет фактура, товарная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), платежные документы.
Договор
Определяет условия сотрудничества:
- предмет договора и его характеристики,
- цену и количество,
- сроки и порядок поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг,
- порядок расчета,
- права и обязанности сторон,
- ответственность за неисполнение обязательств,
- реквизиты сторон и другие условия.
Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
Счёт на оплату
Включает сумму к оплате, список товаров и услуг и реквизиты для оплаты. Он не является обязательным документом, его обычно используют для удобства. Счет может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки. На сайте можно скачать образец счета на оплату, а также программу с автоматическим заполнением бланка счета на оплату в Excel на основе исходных данных.
Платёжные документы
Подтверждают оплату товаров или услуг. В качестве платежных документов могут выступать:
- Платежное поручение. Оно оформляется при оплате через банк безналичным платежом. В этом случае продавцу, подрядчику или исполнителю не нужно выдавать документ об оплате.
- Кассовый чек выдается при оплате наличными, картой, электронными средствами платежа. Он оформляется при помощи кассовых машин.
- Товарный чек выдается по просьбе покупателя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
- Бланк строгой отчётности выдается при оказании услуг физическим лицам. Бланки печатаются в типографии или через специальный сервис.
Счёт-фактура
Является основанием для принятия НДС к вычету, поэтому выдается плательщиками НДС (организациями на общей системе налогообложения).
Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах по специальной форме для продавца и покупателя, которую нужно выставить не позднее 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.
Остальные организации, не являющиеся плательщиками НДС, выставлять счет-фактуру не обязаны (указано в налоговом кодексе). Но они могут ее выставить по просьбе контрагентов для соблюдения их документооборота. В этом случае счет-фактура выставляется без НДС. При выставлении счёта-фактуры с НДС появляется обязанность заплатить НДС и сдать по нему отчет.
На сайте можно скачать образец счета-фактуры, а также программу с автоматическим заполнением бланка счета-фактуры в Excel на основе исходных данных.
Товарная накладная (ТОРГ-12)
Оформляется при продаже и отгрузке товаров контрагенту (кроме физлица) в двух экземплярах для продавца и покупателя. Для продавца он подтверждает отгрузку товаров, для покупателя служит основанием для приемки товаров.
На сайте можно скачать образец товарной накладной, а также программу с автоматическим заполнением бланка товарной накладной в Excel на основе исходных данных.
Акт выполненных работ или оказания услуг
Подтверждает выполнение работ или оказание услуг надлежащего качества. Подписывается исполнителем и заказчиком: подпись исполнителя подтверждает выполнение работ и оказание услуг, подпись заказчика подтверждает приемку работ или услуг надлежащего качества без претензий.
На сайте можно скачать образец акта выполненных работ (оказанных услуг), а также программу с автоматическим заполнением акта в Excel на основе исходных данных.
